Viitalan (2007) mukaan ”henkilöstöjohtaminen sisältää kaiken sen tarkoituksellisen toiminnan, jolla varmistetaan yritystoiminnan edellyttämä työvoima ja sen riittävä osaaminen, hyvinvointi ja motivaatio.” – suomalaiset ovat varsin työelämäorientoituneita ihmisiä, jolloin he myös sitoutuvat työelämään huolella ja antaumuksella.
Viitalan mukaan henkilöstöjohtamisen osa-alueita ovat:
henkilöstösuunnittelu
henkilöstön hankinta
perehdyttäminen
osaamisen kehittäminen
suorituksen seuranta ja palkitseminen
työhyvinvoinnin edistäminen
irtisanominen ja uudelleensijoittaminen
päivittäisjohtaminen
Seuraavaksi muutamia ajatuksia joistakin edellä mainituista henkilöstöjohtamisen osa-alueista:
Henkilöstösuunnittelun lähtökohtana on toimia niin, että organisaatiossa on aina ammattitaitoisia henkilöitä, jotka voivat kouluttaa muita työntekijöitä vastaaviin tehtäviin. Tästä esimerkkinä mainittakoon henkilöstösuunnittelun pyrkimys tilanteeseen, kun tai jos joku työntekijä on poissa, niin organisaation toiminta ei ”halvaannu” vaan joku toinen pystyy hoitamaan poissaolevan työtehtävät, siis on olemassa ennakkosuunnitelma kuinka toimitaan. Henkilöstösuunnittelun ”fokuksena” on nykypäivän liiketoiminnan nopeasyklisyys ja se edellyttää nopeita ratkaisuja. Organisaation on pystyttävä ennakoimaan tulevia tilanteita. Tämän vuoksi henkilöstösuunnittelussa pitää olla aina ajan tasalla oleva tieto mm. henkilöstön määrän, työkokemuksen, työhistorian, palkkatason, vaihtuvuuden ja sairauspoissaolojen suhteen. Myös organisaatiossa olevien työtehtävien perusvaatimukset ja niiden edellyttämät tiedot ja taidot, tehtäväkuvaukset ja käytössä olevat työajat yms. kuuluvat henkilöstösuunnittelun tietää ja hallita.
Henkilöstösuunnittelun pitää omaksua toimintakulttuuri, joka on järkevää voimavarojen käytön kannalta, henkilöstön jaksamisen ja kehittymisen kannalta. Tällöin henkilöstön hyvinvointi on etusijalla ja yleensä henkilöstö kaipaa joustavuutta. Heikolla henkilöstösuunnittelulla saadaan aikaan matalalla tasolla toimiva organisaatio.
Henkilöstön hankinta tunnetaan myös termillä rekrytointi (juontaa juurensa sotilasorganisaation värväystapahtumaan), joka on lähtöisin ranskalaisesta verbistä recuter, ja se on suomennettu verbiksi rekrytoida. Termi pitää sisällään työsuhteen aloittamisen ja työsuhteen aloittamista edeltäviin henkilöhakuun ja henkilöarviointiin liittyvät toimenpiteet. Henkilöstön hankinnan tavoitteena on mm:
saada sopivat hakijat kiinnostumaan työpaikoista
hoitaa hakuprosessi ”oikeaoppisesti” ja tehokkaasti
toimia kustannustehokkaasti
toimia ja varmistaa yrityksen päämääriä ja organisaation hyvää ”brändikuvaa” tukemalla ja noudattamalla hyvän yrityskuvan pelisääntöjä
Henkilöstön hankinnassa voidaan käyttää, joko sisäistä tai ulkoista rekrytointia. Molemmilla rekrytointimuodoilla on sekä hyviä, että huonoja puolia. Sisäisen tai ulkoisen hankintatavan määrittelevät pitkälti avoinna olevan tehtävän luonne, organisaation kilpailutilanne ja yrityskulttuuri. Sisäinen ja ulkoinen rekrytointi ei sinällään ole toinen toistaan poissulkeva tekijä. Organisaatioissa voidaan käyttää samanaikaisesti tai peräkkäisesti sisäistä ja ulkoista rekrytointia, joka koetaan reiluna jo olemassa olevaa henkilöstöä kohtaan ja samalla kuitenkin annetaan mahdollisuus ulkopuolisille hakijoille tulla esiin ja tulla jopa valituksi tehtävään.
Henkilöstöhankinnalle asetettuja organisaatiokohtaisia vaatimuksia ja määrittelyjä, sekä henkilöarviointi menettelyjä pitäisi olla valmistelemassa tuleva esimies ja esimiehen esimies sekä henkilöstöhallinnon asiantuntija/ammattilainen. Näin pystytään ennalta ehkäisemään mahdollisimman varhaisessa vaiheessa monia ongelmakohtia, jotka liittyvät uudelta henkilöltä vaadittaviin kriteereihin ja siihen, ettei tuhlata ”rekrytointipaukkuja” vääränlaisen henkilön rekrytointiprosessiin. Henkilöarviomenetelmät jaetaan useasti kolmeen luokkaan: työpaikkahaastatteluun, erilaisiin testeihin ja simulaatioihin. Kukin menetelmä sisältää ominaispiirteitä, joita tulee arvioida suhteessa niihin tavoitteisiin mitkä henkilöarvioinnille on asetettu.
Perehdyttäminen tai uuteen työpaikkaan perehdytys on uudelle työntekijälle kohdistettuja toimenpiteitä, joilla hänelle esitellään uutta työpaikkaa ja siihen liittyviä perusasioita. Perehdyttäminen on yksi keskeinen osa organisaation vastaanottaessaan uutta työntekijäänsä. Työhön perehdyttäminen tapahtuu ainakin kolmella tasolla: perehdyttäminen organisaatioon ja koko työyhteisöön, perehdyttäminen työpaikkaan sekä perehdyttäminen siihen työhön, johon henkilö on rekrytoitu. Kyseessä on siis työnopastus. Perehdyttämisen painopiste riippuu paljolti perehdytettävän henkilön koulutuksesta ja työkokemuksesta vastaavanlaisissa tehtävissä, johon hänet on nyt valittu. Perehdytys voidaan toteuttaa perehdyttämisjaksojen muodossa ja tällöin perehdytys voi kestää useita viikkoja tai jopa kuukausiakin.
Perehdyttämisellä ajatellaan mieluusti uusia työntekijöitä ja heidän perehdytystään. Organisaatiossa ilmenee paljon tilanteita, joiden katsotaan kuuluvan perehdyttämisen piiriin. Kohderyhminä voidaan pitää mm. uusia työntekijöitä ja heidän perehdytyksiään, muutostilanteeseen liittyviä perehdytyksiä, lyhytaikaisiin sijaisuuksiin liittyviä perehdytyksiä ja nykyään hyvin yleisesti organisaatioissa olevia erilaisia työssä oppijoita. Perehdytysten kesto voi vaihdella hyvinkin paljon perehdytettävän taustasta ja ominaisuuksista riippuen. Perehdytyksen keston lähtökohtana voidaan pitää aikaa, jonka aikana perehdytettävälle ovat kehittyneet taidot hallita perehdytyksen kohteena oleva tehtävä ja suoriutua tehtävästään.
Työntekijän perehdytys on lähtökohtaisesti esimiehen vastuulla, vaikka hän käyttäisi perehdyttämisen onnistumiseksi kokeneita työntekijöitä. Esimies voi delegoida perehdytystehtävän käytännön toteuttamisen jollekin yksittäiselle henkilölle tai sille tiimille, jonka jäseneksi perehdytettävä on tulossa. Hyvin ja asiantuntevasti hoidettu perehdytys säästää kustannuksia ja siihen käytetty aika kustannuksineen tulee monin verroin takaisin onnistuneen perehdytyksen ansiosta. Hyvin hoidettu perehdytys vähentää perehdytettävän epävarmuutta ja jännitystä, sopeutuminen tapahtuu nopeammin, vastuunotto ja mielenkiinto tehtävää kohtaan kasvaa, ammattitaito karttuu, joka edistää työssä etenemistä samoin mahdolliset tapaturmat tulevat paremmin ennaltaehkäistyä. Yleensä perehdyttämisen - työnopastuksen - yhteydessä keskustellaan yleisesti myös muista kehittämiseen ja ohjaamiseen liittyvistä menetelmistä ja toimintatavoista. Perehdyttämisen suunnittelu, toteutus ja niihin liittyvien oheismateriaalien olemassaolo ja ajan tasalla pitäminen kuuluvat henkilöstöresurssien johtamisen perusasioihin.